Come gestiamo i soci con il nostro sito: tesseramento, delibere e libro soci

Perché ci siamo costruiti gli strumenti da soli

Un'associazione di promozione sociale non vive di eventi. Vive di adempimenti:
un libro soci tenuto bene, delibere numerate, quote incassate e tracciate,
volontari assicurati, ore registrate. Per anni queste cose le abbiamo fatte
con fogli di calcolo e cartelle condivise, e ogni volta che serviva un dato
per un bando o per il commercialista partiva la caccia al file giusto.

Oggi la vita associativa passa dal sito che stai leggendo. Non è un gestionale
comprato e adattato: è software che ci siamo scritti addosso, sulle regole del
nostro statuto e del Codice del Terzo Settore. Questo articolo racconta come
funziona davvero, senza abbellimenti.

Il tesseramento: la tessera nasce quando la quota è incassata

Chi vuole associarsi parte dalla pagina «Diventa socio». Il sito mostra la
campagna di tesseramento aperta in quel momento, con le categorie e le quote
deliberate dall'assemblea. Si compilano i dati, si sceglie la categoria, si
paga con carta.

Il punto tecnico che conta è quando nasce la tessera: **all'incasso, non
all'invio del modulo**. Prima del pagamento registriamo una posizione in
attesa; è il conferma di avvenuto pagamento a far scattare la creazione della
tessera vera e propria. Se il browser si chiude durante il pagamento, o la
connessione salta al momento sbagliato, la tessera si crea comunque quando
l'incasso arriva. Nessuno resta col pagamento fatto e la tessera mancante.

Alla tessera vengono assegnati un numero progressivo per campagna, nella forma
`anno/progressivo`, e un codice QR firmato crittograficamente. Il QR serve a
noi alla porta: si inquadra e si sa subito se quella tessera è valida, senza
telefonate e senza elenchi stampati.

Per i minorenni c'è una regola in più, che lo statuto impone: serve la
controfirma di chi esercita la responsabilità genitoriale. Il sistema non
lascia scegliere: se la categoria è quella minorile e la controfirma manca,
l'adesione non si completa.

Chi si iscrive allo sportello, in contanti, segue lo stesso percorso: cambia
solo che i dati li inserisce chi sta alla cassa, e la controfirma del genitore
viene raccolta su carta.

La delibera: l'ammissione è un atto del consiglio, non un pagamento

Qui c'è il passaggio che la maggior parte dei gestionali sbaglia, e che invece
per un'APS è il cuore di tutto.

Pagare la quota non rende soci. Rende titolari di una tessera in attesa di
ratifica. È il consiglio direttivo che ammette una persona, con una delibera,
entro trenta giorni. Fino a quel momento la persona ha una tessera, ma non ha
i diritti sociali: non vota in assemblea.

Il sito rispecchia esattamente questa distinzione. Il direttivo trova l'elenco
delle tessere in attesa, le esamina come lotto e delibera. La ratifica è
tutto-o-niente sul lotto ed è legata a una delibera esistente: non si può
«ammettere qualcuno» senza che ci sia l'atto che lo dispone.

Se il consiglio respinge una domanda, non compare nessuna riga nel libro soci,
la tessera viene annullata e il QR revocato. La quota non viene restituita: è
una scelta che abbiamo preso consapevolmente e che è scritta nel regolamento,
non un dimenticanza del software.

Il libro soci: si aggiunge, non si corregge

Il libro soci è un registro ad aggiunta sola. Ci finiscono quattro tipi di
fatto: ammissione, riammissione, cessazione e rettifica. Nessuno può tornare
indietro a riscrivere una riga: una correzione è una nuova riga che cita quella
precedente e spiega cosa si sta correggendo.

Ci sono due conseguenze pratiche di questa scelta.

La prima è che scadenza della tessera e morosità non entrano nel libro
soci. Sono stati amministrativi della tessera, non fatti deliberati dal
consiglio: confonderli renderebbe il registro illeggibile proprio quando serve
davvero, cioè davanti a un controllo.

La seconda è che nessuno scrive nel libro soci a mano. Le righe nascono dagli
atti: quando il direttivo ratifica un'ammissione, la riga compare. Se per
qualunque ragione la scrittura nel registro fallisce, fallisce anche
l'operazione di tesseramento — preferiamo un'operazione che si ferma a un
registro che racconta una storia diversa da quella dei fatti.

Ogni socio, dalla propria area riservata, può consultare il libro soci come
prevede l'articolo 15 del Codice del Terzo Settore. Vede quattro colonne:
numero di registro, data di ammissione, cognome e nome, data di cessazione.
Codice fiscale, data di nascita, causale di uscita e numero di tessera non
escono dal server: il diritto di consultazione non è un diritto a conoscere i
dati personali degli altri soci.

Volontari: le ore contano solo se qualcuno le registra

Il registro dei volontari è separato dall'anagrafica dei soci, perché le due
cose non coincidono: si può essere volontari senza essere soci, e viceversa.

Di ogni volontario teniamo l'anagrafica, la posizione assicurativa e i turni.
Il sistema ci avvisa se un volontario risulta attivo ma non assicurato — è
l'obbligo dell'articolo 18 del Codice del Terzo Settore, e non è una cosa da
scoprire dopo un infortunio. Il registro si esporta in CSV e in PDF quando
serve produrlo.

Sui turni abbiamo fatto una scelta prudente. Quando durante un evento si apre
un turno di cassa o di bar, il sistema prova a collegarlo da solo al volontario
giusto. Se i candidati possibili sono più di uno, non attribuisce niente e
lascia traccia dell'ambiguità. Attribuire ore alla persona sbagliata è peggio
che non attribuirle: le ore dei volontari finiscono nei rendiconti e nei bandi.

Cosa vede un socio quando entra

L'area riservata non è una vetrina: è il posto dove un socio trova le sue cose.
La tessera virtuale con il QR, generato sul suo dispositivo. Lo storico delle
tessere degli anni passati e la ricevuta della quota. Il libro soci nella vista
consentita. I verbali delle assemblee e le votazioni sulle mozioni. La chat con
gli altri soci. L'esportazione dei propri dati e la cancellazione dell'account,
perché il GDPR non è un banner da accettare.

Quello che ancora non va bene

Sarebbe comodo raccontare che è tutto a posto. Non lo è.

La firma delle delibere non è ancora una firma forte: il secondo fattore è
predisposto ma non validato davvero. Finché non lo sarà, la firma vale come
tracciatura interna, non come garanzia crittografica, e va detto.

La numerazione progressiva delle delibere non passa da una sequenza del
database: due delibere create nello stesso identico istante potrebbero
collidere. Con i nostri volumi non è mai accaduto, ma è un difetto noto, non un
rischio che abbiamo escluso.

Esiste infine un vecchio percorso di richiesta di adesione, precedente a quello
attuale, che invia una mail al direttivo e non porta da nessuna parte: nessuno
può approvare quelle richieste dal sito. È rimasto raggiungibile e va rimosso.

Li scriviamo qui perché un'associazione che pubblica il proprio bilancio può
anche pubblicare i propri debiti tecnici. E perché il modo più sicuro per non
sistemarli mai è far finta che non ci siano.