Privacy Policy

1. Titolare del trattamento

OnStage APS, con sede legale in Via Paolo VI 54, 73020 Botrugno (LE), Codice Fiscale 92029150759, Partita IVA 04810190753.
Email: privacy@onstageaps.com - PEC: onstagebotrugno@pec.it

2. Dati personali raccolti

Raccogliamo i seguenti dati personali:

• Dati anagrafici (nome, cognome, data di nascita)
• Dati di contatto (email, telefono)
• Dati di autenticazione (email, password in forma cifrata)
• Dati relativi alle iscrizioni agli eventi
• Dati relativi alle richieste di adesione all'associazione
• Dati di pagamento: NON conservati sui nostri sistemi - gestiti direttamente da Stripe (vedi sezione 5)
• Dati di navigazione anonimi/aggregati raccolti tramite Google Analytics, sempre attivi: non esiste un modo per disattivarli dal sito (vedi sezione 9)
• Dati di navigazione legati alla tua persona, raccolti dalle statistiche interne del sito: pagine viste, tempo di permanenza, dispositivo usato, azioni compiute e testo delle ricerche fatte sul sito (vedi sezione 9)
• Identificazione fiscale: codice fiscale italiano oppure, se non ne possiedi uno perché residente all'estero, una dichiarazione esplicita accompagnata da un identificativo equivalente (tipo di documento, numero e Paese di rilascio)
• Se hai installato l'app OnStage e autorizzato le notifiche: un identificativo tecnico del tuo dispositivo (token di notifica) e, per la chat, il testo del messaggio che ti viene notificato - vedi la sezione 10 "Se usi l'app OnStage"

Dal 25 agosto 2026 nome, cognome, data di nascita, numero di telefono e identificazione fiscale sono dati obbligatori per chiunque si registri sul sito, non più soltanto per chi diventa socio/a dell'associazione. Se non li fornisci non puoi accedere alle funzionalità dell'area riservata del sito: restano sempre raggiungibili il tuo profilo (per completarli), le pagine legali e le postazioni operative durante un evento (es. ingresso, accredito, cassa), dove chi presta servizio non deve restare bloccato da un dato mancante.

3. Finalità del trattamento

I dati sono raccolti per le seguenti finalità:

• Gestione dell'account utente e autenticazione
• Gestione delle iscrizioni agli eventi
• Elaborazione delle richieste di adesione
• Invio di comunicazioni di servizio (es. conferme iscrizione)
• Comunicazioni promozionali, previo consenso esplicito
• Elaborazione dei pagamenti tramite il fornitore Stripe
• Statistiche di utilizzo del sito in forma aggregata (Google Analytics), sempre attive e senza una funzione di disattivazione nel sito
• Pubblicazione del nome dei partecipanti nella classifica pubblica dei giochi/attività organizzati durante gli eventi (es. Bjørne Slam), previo consenso raccolto in fase di registrazione all'evento
• Contatto diretto e tempestivo durante un evento o un turno di volontariato (numero di telefono)
• Statistiche interne del sito, anche riferite alla singola persona: capire come viene usato il sito, capire di che cosa hanno bisogno le persone iscritte, e capire come migliorare il funzionamento del sito e l'operatività dell'associazione (vedi sezione 9)
• Identificazione univoca della persona nel libro degli associati, se e quando diventa socio/a, e adempimenti amministrativi e fiscali dell'associazione (codice fiscale, o la dichiarazione equivalente per chi non ne possiede uno)
• Riconoscimento della persona al bancone del bar e all'ingresso degli eventi tramite il QR del profilo, e statistiche di partecipazione in forma aggregata (vedi sezioni 4, 7 e 8)
• Invio di notifiche push, se hai installato l'app OnStage e le hai autorizzate dalle impostazioni del telefono (vedi sezione 10)

4. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati si basa sull'esecuzione del contratto (art. 6 par. 1 lett. b GDPR) per la gestione di account, iscrizioni e pagamenti, sul consenso dell'interessato (art. 6 par. 1 lett. a GDPR) per le comunicazioni promozionali, e sul legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR) per la sicurezza della piattaforma e per la misurazione statistica aggregata del sito (Google Analytics), sempre attiva: non esiste una funzione nel sito per disattivarla, ma puoi comunque esercitare il diritto di opposizione previsto dall'art. 21 GDPR scrivendo a privacy@onstageaps.com.

Le statistiche interne descritte in sezione 9 - quelle che restano sui nostri server e che, se hai fatto accesso, sono collegate al tuo account - si basano sullo stesso legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR) usato per Google Analytics, e sono anch'esse sempre attive: non esiste più, dal 10 settembre 2026, un interruttore che le governi nel banner cookie. Anche qui puoi esercitare il diritto di opposizione dell'art. 21 GDPR scrivendo a privacy@onstageaps.com; a differenza di Google Analytics questo trattamento riconosce la singola persona, ed è per questo che lo dichiariamo separatamente nel nostro registro dei trattamenti come rischio consapevolmente accettato dal titolare.

Per una parte dei dati la base giuridica è invece l'obbligo legale (art. 6 par. 1 lett. c GDPR): la tenuta del libro degli associati imposta dall'art. 15 del D.Lgs 117/2017 e la conservazione delle scritture contabili imposta dall'art. 2220 del codice civile. Per questi trattamenti non è previsto un consenso da prestare, né da revocare.

Il numero di telefono e l'identificazione fiscale (codice fiscale o, in alternativa, la dichiarazione di chi non ne possiede uno) sono richiesti a chiunque si registri, anche a chi non aderisce come socio/a: la base giuridica è l'esecuzione del contratto (art. 6 §1 lett. b GDPR) per la gestione dell'account e per poterti contattare in relazione a un evento o a un turno di volontariato. Se e quando diventi socio/a, lo stesso codice fiscale (o la stessa dichiarazione) diventa anche il dato con cui sei identificato/a nel libro degli associati: per quella parte specifica la base giuridica è l'obbligo legale (art. 6 §1 lett. c GDPR, art. 15 D.Lgs 117/2017) descritto in sezione 7. Il rifiuto di fornire questi dati impedisce l'accesso alle funzionalità dell'area riservata del sito.

Il QR del tuo profilo e le statistiche di partecipazione. Il QR contiene soltanto un codice casuale, senza il tuo nome né altri dati: chi lo fotografa non ricava niente su di te. Serve a riconoscerti al bancone del bar e all'ingresso di un evento, per applicare il prezzo riservato ai soci e per verificare la tessera dove è condizione d'ingresso: la base giuridica è l'esecuzione del rapporto con te (art. 6 §1 lett. b GDPR). Ogni volta che qualcuno legge il tuo QR, il sistema registra chi lo ha letto, quando e dove, ma non il codice. Le statistiche di partecipazione (quante persone vengono alle serate e quante tornano, per programmare turni, acquisti e serate e per rendere conto all'assemblea) si fondano sul legittimo interesse dell'associazione (art. 6 §1 lett. f GDPR). Per quelle statistiche non registriamo che cosa consumi, non costruiamo un profilo dei tuoi consumi e non prendiamo decisioni su di te a partire da questi dati. Chi sta al bancone vede il tuo nome e se la tessera è valida, non il tuo indirizzo né il tuo codice fiscale.

5. Destinatari e responsabili esterni del trattamento

I dati possono essere comunicati, nei limiti delle finalità sopra indicate, ai seguenti soggetti terzi, che li trattano per nostro conto in qualità di responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, sulla base delle condizioni di trattamento dei dati che ciascuno di essi applica:

• Google Ireland Limited (Google Analytics 4) - statistiche di navigazione aggregate, sempre attive dalla prima visita. Vedi la Cookie Policy per i dettagli, e la sezione 4 qui sopra per come esercitare il diritto di opposizione.
• Stripe Payments Europe, Ltd. - elaborazione dei pagamenti online. OnStage non conserva né visualizza i dati completi delle carte di pagamento: l'intero flusso di pagamento avviene sui sistemi di Stripe (scope PCI-DSS in capo a Stripe).
• IONOS SE - fornitore del server (hosting) su cui è ospitata l'infrastruttura del sito e del database.
• Google Ireland Limited/Google LLC (Firebase Cloud Messaging) - se hai installato l'app OnStage per Android e hai autorizzato le notifiche, consegna sul tuo dispositivo le notifiche push. Non è un ruolo puramente tecnico: dal 17 settembre 2026 le notifiche della chat contengono il testo del messaggio, che quindi transita anche dai server di Google. Vedi la sezione 10 qui sotto per il dettaglio. Apple Inc. (APNs) avrà lo stesso ruolo per iPhone il giorno in cui l'app sarà disponibile su iOS - non prima, perché quel canale non esiste ancora.
• Google Ireland Limited/Google LLC (Google Wallet) - se scegli di aggiungere la tessera al portafoglio di Google, i dati della tessera vengono salvati anche nel tuo account Google. Apple Inc. (Apple Wallet) avrà lo stesso ruolo per iPhone il giorno in cui la funzione sarà attivata - non prima. Vedi la sezione 10 per il dettaglio.
• Google (Gemini, assistente AI delle lavagne) - se chi lavora su una lavagna del direttivo usa l'assistente, Google riceve il testo che gli viene inviato (vedi il paragrafo «L'assistente AI nelle lavagne» qui sotto). Il servizio può essere spento e di norma lo è.

Le statistiche interne descritte in sezione 9 non vengono comunicate a nessuno: non le mandiamo a Google, non le condividiamo con altre associazioni o aziende e non le vendiamo. Restano sul server dell'associazione, ospitato da IONOS come tutto il resto del sito, e a leggerle è solo il Consiglio Direttivo.

L'assistente AI nelle lavagne

Chi lavora sulle lavagne di lavoro dell'associazione (direttivo e soci invitati) può chiedere un aiuto a un assistente di intelligenza artificiale, in tre casi: suggerire le voci dell'elenco di controllo di un'attività, riassumere le discussioni di una lavagna, ricavare attività da un testo scritto. In ogni caso parte solo su un gesto della persona, dopo un avviso che dice cosa viene inviato. Vengono inviati a Google il titolo e la descrizione dell'attività, oppure il testo dei commenti più recenti con i titoli delle attività, oppure il testo scritto dalla persona. Il nome di chi ha scritto un commento non viene inviato; se una persona scrive un nome o un altro dato dentro un commento o nel testo, quel dato parte con il resto.

Il testo viaggia solo nella richiesta e non viene usato per addestrare nessun modello. Le risposte non vengono salvate: diventano un dato dell'associazione solo se la persona le trasforma in una voce o in un'attività. Sulle lavagne di prova della formazione non parte nessuna richiesta. La base giuridica è il legittimo interesse dell'associazione a organizzare il lavoro dei suoi volontari (art. 6 par. 1 lett. f GDPR); puoi opporti scrivendo a privacy@onstageaps.com.

Puoi anche opporti da solo, in qualunque momento, dalla pagina «I miei dati» dell'area riservata: da quel momento i commenti che hai scritto non vengono più inviati all'assistente, su nessuna lavagna. Chi chiede un riassunto trova scritto che alcuni commenti non sono stati inclusi, senza sapere di chi.

6. Trasferimento dei dati verso paesi extra-UE

Google e Stripe possono trattare dati anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare negli Stati Uniti). In questi casi il trasferimento avviene sulla base delle Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR) e delle garanzie aggiuntive previste dai rispettivi fornitori. Puoi consultare le informative sul trasferimento dati di Google e di Stripe.

Lo stesso vale per il servizio Gemini di Google usato dall'assistente AI delle lavagne: i dati inviati possono essere trattati anche fuori dallo Spazio Economico Europeo, con le garanzie descritte qui sopra.

Lo stesso vale per Firebase Cloud Messaging, il servizio di Google che consegna le notifiche push a chi ha installato l'app OnStage per Android e le ha autorizzate (vedi sezione 10): è lo stesso gruppo societario di Google Analytics, con le stesse garanzie sul trasferimento dati appena descritte.

7. Conservazione dei dati

I dati personali dell'account sono conservati finché l'account esiste: non eseguiamo alcuna cancellazione automatica dopo un periodo di inattività. Restano quindi disponibili anche a chi torna sul sito dopo anni. La cancellazione avviene su tua richiesta (vedi sezione 8, «Diritti degli interessati») oppure quando l'associazione chiude il rapporto con te, e in entrambi i casi riguarda solo i dati per cui non esiste un obbligo di conservazione: il libro degli associati e le scritture contabili descritti qui sotto restano, perché la legge lo impone. I dati di marketing vengono cancellati alla revoca del consenso.

Telefono e identificazione fiscale di chi non è (ancora) socio/a. Se ti registri sul sito senza aderire all'associazione, questi dati seguono la conservazione generale dell'account descritta sopra (finché l'account esiste, senza scadenza automatica). Se e quando vieni ammesso/a a socio/a, il codice fiscale (o la dichiarazione equivalente per chi non ne possiede uno) confluisce nel libro degli associati e da quel momento segue la conservazione a tempo indeterminato descritta qui sotto.

Libro degli associati. I dati che vi sono iscritti (nome, cognome, codice fiscale, data di ammissione e di eventuale cessazione, causale) sono conservati a tempo indeterminato, in adempimento dell'obbligo di tenuta dei libri sociali previsto dall'art. 15 del D.Lgs 117/2017: la base giuridica è l'obbligo legale (art. 6 par. 1 lett. c GDPR) e non il consenso, perciò la cancellazione di queste righe non può essere richiesta finché l'obbligo permane. Il libro registra i fatti associativi nel momento in cui accadono e non viene riscritto in seguito: una richiesta di cancellazione dell'account non lo modifica.

Scritture contabili e documenti fiscali. Ricevute delle quote, registrazioni contabili e documenti fiscali sono conservati per dieci anni dall'ultima registrazione (art. 2220 del codice civile), anche in questo caso per obbligo legale.

Dati di chi esercita la responsabilità genitoriale. Per la domanda di ammissione di un minorenne raccogliamo nome, cognome, codice fiscale e indirizzo email del genitore o tutore che la controfirma, come richiesto dallo Statuto: sono la prova della controfirma, seguono la stessa conservazione del libro degli associati e non vengono usati per nessun'altra finalità oltre a quelle descritte qui, comunicazioni promozionali escluse in ogni caso. La controfirma si chiede dopo che l'indirizzo email di chi si iscrive è stato confermato, al momento del pagamento: così quei dati non vengono conservati nel browser mentre la persona apre la posta.

Iscrizione di un minore di 14 anni. Sotto i 14 anni il consenso ai servizi online non lo può prestare il minore (art. 2-quinquies del Codice privacy): lo presta chi esercita la responsabilità genitoriale, e senza di esso l'account non viene creato. Nome, cognome, codice fiscale ed email del genitore o tutore vengono quindi chiesti insieme all'iscrizione e conservati come prova. All'indirizzo indicato inviamo un avviso di ciò che è stato fatto a nome del minore, con l'indirizzo dell'account creato e l'indicazione di come chiederne la chiusura: serve a rendere contestabile da chi di dovere un consenso che, nei fatti, viene dichiarato da chi compila il modulo. Quell'avviso è l'unico messaggio che inviamo a quell'indirizzo; non entra in nessuna lista di comunicazioni.

I dati statistici raccolti tramite Google Analytics sono conservati per 14 mesi dalla rilevazione, come impostato sulla proprietà GA4 del sito, trascorsi i quali vengono cancellati automaticamente.

Statistiche interne di navigazione. Le sessioni, le pagine viste e le azioni descritte in sezione 9 sono conservate 14 mesi, poi cancellate automaticamente: una procedura gira ogni notte e rimuove quello che ha superato quel termine. Non c'è nulla da chiedere perché avvenga.

Chat fra soci. I messaggi che scrivi nei canali della chat interna (testo, reazioni ed eventuali allegati) sono conservati per sempre: non esiste alcuna cancellazione automatica dei messaggi per anzianità. Se in passato questa informativa non lo diceva, è perché il trattamento non era descritto affatto, non perché valesse il contrario: nessun messaggio è mai stato cancellato automaticamente in base all'età. Se il tuo account viene cancellato, i tuoi messaggi restano visibili agli altri partecipanti ai canali che condividevi, ma vengono resi anonimi (il testo è sostituito da un segnaposto e gli eventuali allegati rimossi): non restano collegati alla tua identità.

Classifiche e tabelloni dei giochi. Finché il tuo account esiste, nelle classifiche pubbliche compare il tuo nome d'arte oppure, se non ne hai indicato uno, il tuo nome reale. Se cancelli l'account, il tuo nome (e il nome della squadra, se eri la sola persona a usarlo) compare come «[Cancellato]» anche nelle classifiche e nei tabelloni già pubblicati: il punteggio resta, perché fa parte del risultato degli altri partecipanti, ma non è più collegato a te.

Presenze agli eventi e letture del QR. Le presenze agli eventi registrate a tuo nome e il registro di chi ha letto il tuo QR si conservano ventiquattro mesi. Passato questo tempo il collegamento con la tua persona si cancella e restano soltanto numeri (quante persone, quanti passaggi per serata) che non ti riguardano più. Gli ordini del bar sono documenti contabili e seguono la conservazione descritta sopra: non li usiamo per costruire statistiche su di te.

8. Diritti degli interessati

Hai diritto a:

• Accedere ai tuoi dati personali
• Rettificare i dati inesatti
• Richiedere la cancellazione ("diritto all'oblio")
• Limitare il trattamento
• Ricevere i tuoi dati in formato portabile
• Opporti al trattamento
• Revocare il consenso in qualsiasi momento
• Proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali

Se hai un account, puoi esportare i tuoi dati e richiedere la cancellazione direttamente dal tuo profilo: Esporta i miei dati · Richiedi la cancellazione dell'account.

In alternativa puoi esercitare questi diritti scrivendo a: privacy@onstageaps.com

Ti puoi opporre alle statistiche di partecipazione. Hai il diritto di opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla tua situazione, al trattamento fondato sul legittimo interesse (art. 21 GDPR): lo fai con un interruttore nella pagina del tuo QR (Il mio QR) oppure scrivendo a privacy@onstageaps.com. Se ti opponi, il collegamento fra le tue presenze e il tuo nome si cancella entro un giorno invece che dopo ventiquattro mesi, e le presenze restano solo nel conteggio. Lo sconto e l'ingresso non cambiano: il QR funziona come prima.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati (in sigla DPO, dall'inglese Data Protection Officer): è la persona che, quando prevista, vigila in autonomia sul modo in cui un'organizzazione tratta i dati personali - per questo non può essere l'organizzazione stessa a nominare sé stessa, sarebbe un conflitto d'interessi. Il GDPR (art. 37) impone questa nomina solo alle autorità o agli organismi pubblici, a chi effettua il monitoraggio regolare e sistematico di persone su larga scala, oppure a chi tratta su larga scala dati particolarmente delicati (per esempio quelli sulla salute) o dati giudiziari: nessuno di questi casi riguarda OnStage APS. Per qualsiasi domanda o segnalazione sui tuoi dati personali puoi quindi rivolgerti direttamente a noi, il titolare del trattamento, scrivendo a privacy@onstageaps.com o via PEC a onstagebotrugno@pec.it.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa vigente, hai diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza Venezia, 11 - 00187 Roma; email: garante@gpdp.it; PEC: protocollo@pec.gpdp.it; www.garanteprivacy.it), oppure all'autorità di controllo dello Stato membro UE in cui risiedi abitualmente.

9. Cookie, tracciamento e statistiche di navigazione

Questo sito utilizza cookie tecnici necessari al funzionamento (sempre attivi, non richiedono consenso) e cookie statistici (Google Analytics 4), sempre attivi: dal 10 settembre 2026 non esiste più, nel banner né altrove sul sito, una funzione per disattivarli. I cookie di preferenze, di marketing e quelli degli embed social restano invece disattivati finché non li attivi esplicitamente tu.

In concreto: alla prima visita il tag Google Analytics (gtag.js) viene caricato e i cookie statistici vengono scritti senza attendere una tua scelta, e restano attivi anche se scegli "Solo necessari" nel banner: quella scelta riguarda solo i cookie di preferenze, marketing ed embed social. Puoi consultare l'elenco completo dei cookie utilizzati, e modificare o revocare il consenso a preferenze/marketing/embed social in qualsiasi momento, nella Cookie Policy.

Le statistiche che teniamo sui nostri server

Oltre a Google Analytics, il sito tiene statistiche proprie, che restano sui server dell'associazione. A differenza di Google Analytics non sono anonime: se hai fatto accesso, quello che registriamo resta collegato al tuo account; se non l'hai fatto, resta collegato a un numero casuale assegnato al tuo browser (te lo spieghiamo qui sotto).

In concreto registriamo:

• La visita: quando comincia, quando finisce, quanto dura e quante pagine comprende.
• Le pagine che apri: indirizzo della pagina, titolo, quanto tempo ci resti e in che ordine le visiti.
• Da dove arrivi: soltanto il nome del sito di provenienza (per esempio «google.com»), mai l'indirizzo completo della pagina che ti ha portato qui - così quello che avevi eventualmente cercato altrove non finisce da noi - e gli eventuali parametri di campagna presenti nel link su cui hai cliccato.
• Il dispositivo che usi: se è telefono, tablet o computer, il sistema operativo, il browser, la dimensione dello schermo e la lingua.
• Un numero casuale assegnato al tuo browser, che ci permette di riconoscere che sei già stato qui anche se non hai un account. È un numero sorteggiato e salvato nel tuo browser: non è ricavato dal tuo nome, dalla tua email o da altri tuoi dati, e non è ricavato dalle caratteristiche del tuo dispositivo (non è quindi una «impronta digitale» del browser). Viene cancellato automaticamente dal tuo dispositivo trascorsi i quattordici mesi di conservazione descritti più sotto.
• Le azioni che compi sul sito: accesso e uscita, avvio e completamento della registrazione, iscrizione a un'attività di un evento, aggiunta e rimozione di prodotti dal carrello, avvio del pagamento, ordine completato, pagamento non riuscito, ricerche fatte sul sito, apertura della guida, scaricamento di un documento e richiesta di tesseramento.
• Una versione cifrata e non reversibile del tuo indirizzo IP (un «hash»): l'indirizzo in chiaro non viene mai salvato. Serve solo a capire se due visite arrivano dalla stessa connessione.
• Il collegamento al tuo account, quando hai fatto accesso.

Le ricerche fatte sul sito vengono registrate con il testo che hai digitato (fino a 200 caratteri), insieme al numero di risultati trovati. Ci serve soprattutto a sapere che cosa le persone cercano e non trovano, per aggiungerlo. Te lo diciamo apertamente perché è testo che scrivi tu: questa raccolta è sempre attiva, e se non la vuoi puoi esercitare il diritto di opposizione descritto qui sotto.

A che cosa servono. A capire le statistiche di visita del sito, a capire di che cosa hanno bisogno le persone iscritte e a capire come migliorare il funzionamento del sito e l'operatività dell'associazione. Non alimentano pubblicità e non producono decisioni automatiche sul tuo conto.

Su che base lo facciamo. Sul legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR), la stessa base usata per Google Analytics. Dal 10 settembre 2026 questa raccolta è sempre attiva: non esiste più, nel banner cookie né altrove sul sito, un interruttore che la governi. Puoi comunque esercitare il diritto di opposizione previsto dall'art. 21 GDPR scrivendo a privacy@onstageaps.com: a differenza di Google Analytics questo trattamento riconosce la singola persona, non è anonimo, ed è per questo che lo dichiariamo separatamente nel nostro registro dei trattamenti come rischio consapevolmente accettato dal titolare, non come un consenso che in realtà nessuno poteva negare.

Chi li legge. Solo il Consiglio Direttivo. Ogni volta che una persona del direttivo apre i dati riferiti a un singolo individuo, quella consultazione viene registrata nel registro degli accessi ai dati personali dell'associazione, con chi ha guardato, quando e di chi: le pagine che mostrano solo numeri complessivi non lo sono, perché non riguardano nessuno in particolare.

Quanto restano. Quattordici mesi, poi vengono cancellati automaticamente. Se chiedi la cancellazione dell'account, il collegamento fra queste righe e la tua persona viene rimosso subito: restano i numeri, non chi li ha prodotti. Se chiedi l'esportazione dei tuoi dati, le tue sessioni, le pagine viste e le azioni registrate sono comprese.

Il registro di accesso del server web

Ogni volta che il tuo browser o la nostra app chiede una pagina o un dato ai nostri server, il server web scrive una riga in un registro. La riga contiene il tuo indirizzo IP, la data e l'ora della richiesta, l'indirizzo della pagina richiesta, l'esito, la pagina da cui arrivi (se il tuo browser la comunica) e il programma che usi (browser o app, con versione e sistema operativo). Non contiene il contenuto dei moduli che compili, né le password, né il testo dei tuoi messaggi.

Prima della scrittura nel registro, i gettoni contenuti negli indirizzi (per esempio quelli dei collegamenti per verificare l'email, reimpostare la password o annullare l'iscrizione alle comunicazioni) vengono sostituiti da un segnaposto, e gli indirizzi email che compaiono negli indirizzi richiesti non vengono scritti: quando un indirizzo porta parametri che potrebbero contenere una credenziale o un dato personale, il registro conserva la pagina e nasconde tutti i parametri.

Perché, su che base e quanto restano. Servono alla sicurezza del sito (riconoscere tentativi di accesso abusivo e attacchi) e a capire che cosa è andato storto quando qualcosa si rompe: è il legittimo interesse dell'associazione (art. 6 par. 1 lett. f GDPR). Non servono a profilarti né a fini statistici o di marketing. Il registro si ruota ogni giorno e le righe vengono conservate 14 giorni, poi cancellate automaticamente. Le leggono solo le persone incaricate della manutenzione dei server. Puoi esercitare il diritto di opposizione previsto dall'art. 21 GDPR scrivendo a privacy@onstageaps.com.

Diagnostica tecnica: quando qualcosa si rompe

Se il sito o l'app OnStage incontrano un errore tecnico imprevisto (per esempio una pagina che non si carica correttamente), viene raccolta sul tuo dispositivo una descrizione tecnica sintetica dell'errore: il tipo di errore, un messaggio tecnico da cui rimuoviamo automaticamente email, codici fiscali, numeri di telefono e altri identificativi riconoscibili prima ancora che lasci il tuo dispositivo, l'operazione che stavi svolgendo e un codice breve univoco. Non raccogliamo mai il contenuto delle richieste o delle risposte di rete, i cookie, i token di accesso, il contenuto dei moduli che stai compilando, né l'indirizzo completo della pagina se contiene parametri.

Quel codice breve resta sempre visibile nell'avviso d'errore, insieme a un pulsante "Invia segnalazione" che prova a spedire subito ai nostri server solo quella segnalazione: puoi premerlo sempre, indipendentemente dalle tue scelte sui cookie di preferenze o marketing. Una segnalazione che non può partire subito (per esempio perché manca la rete, o perché l'invio non è attivo) resta in coda sul tuo dispositivo e viene spedita al primo invio disponibile, senza andare persa. L'associazione può inoltre attivare l'invio automatico, che non richiede alcun gesto da parte tua: nell'uno e nell'altro caso parte soltanto ciò che è descritto qui sopra, ripulito allo stesso modo. Questa raccolta non richiede e non dipende da alcun consenso, per il motivo spiegato qui sotto.

Su che base lo facciamo. Sul legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR): capire quando e perché il sito o l'app si rompono è necessario per la sicurezza e il funzionamento del servizio. Non è un trattamento a fini statistici o di marketing, e non alimenta profilazione: raggruppiamo le segnalazioni per tipo di guasto, non per persona. Puoi comunque esercitare il diritto di opposizione previsto dall'art. 21 GDPR scrivendo a privacy@onstageaps.com.

Quanto restano. Le singole segnalazioni sono conservate 30 giorni, i raggruppamenti aggregati per tipo di guasto 180 giorni; trascorsi questi termini vengono cancellati automaticamente. Il messaggio tecnico completo lo leggono solo le persone incaricate della manutenzione del sito e dell'app; il resto del Consiglio Direttivo vede soltanto un riepilogo aggregato (quanti guasti, quale andamento), senza messaggi né tracce.

Le email: quante vengono aperte, quali collegamenti vengono aperti

Che cosa contiamo. Nelle comunicazioni che l'associazione invia per email contiamo quante volte vengono aperte e quante volte viene aperto ciascun collegamento. L'apertura si rileva con un'immagine invisibile dentro il messaggio; i collegamenti passano da un nostro indirizzo che conta il passaggio e ti porta subito a destinazione. Sono numeri complessivi della singola comunicazione: non registriamo chi ha aperto né chi ha cliccato, e non possiamo ricavarlo: nelle tabelle dei conteggi non esiste alcun riferimento al destinatario, e l'indirizzo che conta il passaggio è identico per tutte le persone che ricevono quella comunicazione. Non sappiamo quindi se tu hai letto, non possiamo scriverti perché non hai letto, e non usiamo questi numeri per dividere le persone in gruppi. Il numero di aperture, per come si ottiene, non è nemmeno un numero di letture: alcuni programmi di posta caricano l'immagine da soli, altri non la caricano mai.

Un consenso solo, per ricevere e per essere contati. Dal 30 ottobre 2026 il consenso alle comunicazioni dell'associazione e il consenso a essere contati nelle aperture e nei collegamenti aperti sono lo stesso consenso, registrato in un solo punto, con data e versione del testo. Si dà e si ritira dalla casella nella tua area personale, oppure con il collegamento in fondo a ogni comunicazione. Chi non lo dà non riceve le comunicazioni promozionali né la newsletter e non viene contato; le comunicazioni organizzative (date, luoghi, avvisi) arrivano comunque e non si contano mai. La base giuridica è il consenso (art. 6 par. 1 lett. a GDPR), revocabile in qualsiasi momento senza conseguenze per il resto del rapporto con l'associazione.

Gli atti dovuti per Statuto non dipendono dal consenso. La convocazione dell'assemblea e il sollecito della quota partono sempre, anche se non hai dato il consenso, perché si fondano sul rapporto associativo (art. 6 par. 1 lett. b e c GDPR) e senza di essi non potresti esercitare il tuo diritto di voto. Non contengono l'immagine invisibile né collegamenti che contano il passaggio: non vengono mai contati. Il consenso che avevi dato prima del 30 ottobre 2026 non parlava del conteggio: continua a valere per ricevere, non per essere contato, finché non lo confermi dalla tua area personale. Il collegamento per non ricevere più nulla non viene mai conteggiato. Se preferisci non far caricare l'immagine invisibile, basta tenere disattivato il caricamento automatico delle immagini nel tuo programma di posta.

Le comunicazioni a pochi destinatari non si contano. Se una comunicazione è destinata a meno di dieci persone non conteggiamo né le aperture né i collegamenti aperti, e non mostriamo alcun numero: su un gruppo così piccolo anche un numero complessivo direbbe qualcosa di una persona precisa.

Quanto restano. I numeri di una comunicazione si conservano per quattordici mesi dall'invio, lo stesso periodo delle statistiche di navigazione del sito, e poi vengono cancellati automaticamente. Mentre ci sono, restano numeri complessivi: da essi non ricaviamo nessuna informazione su di te.

10. Se usi l'app OnStage

L'app OnStage per Android (e, quando sarà disponibile, per iPhone) è lo stesso sito dentro un contenitore installato sul telefono: quasi tutto quello che hai letto finora vale identico. Alcune cose cambiano davvero, e sono descritte qui.

Le notifiche push

Se installi l'app e autorizzi le notifiche, il telefono riceve avvisi anche ad app chiusa: per esempio che il tuo ordine al bar è pronto, che sei chiamato a bordo palco, o che hai un nuovo messaggio in chat. Per la chat, dal 17 settembre 2026, la notifica mostra anche il testo del messaggio (chi scrive e cosa ha scritto), non solo l'avviso che è arrivato.

Per consegnare la notifica sul tuo telefono passiamo da un fornitore: Google (Firebase Cloud Messaging) per Android, Apple (APNs) per iPhone il giorno in cui l'app sarà disponibile su quella piattaforma. Con il testo del messaggio nella notifica, quel testo transita anche dai loro server: non lo leggono per altri scopi, ma tecnicamente il contenuto passa da loro per arrivare a te. Vedi la sezione 5 per il loro ruolo formale e la sezione 6 per il trasferimento dei dati fuori dall'Unione Europea.

Puoi disattivare le notifiche in qualsiasi momento dalle impostazioni del telefono (permessi dell'app OnStage): negando il permesso, il tuo dispositivo smette di ricevere qualunque notifica, senza dover disinstallare l'app né chiudere l'account.

Quando esci dall'app (logout), il dispositivo viene tolto dall'elenco di quelli che ricevono le tue notifiche, perché chi accede dopo di te su quello stesso telefono non riceva le tue. Se quel passaggio non riesce subito (per esempio sei senza rete nel momento in cui esci), l'operazione viene ripetuta alla riapertura successiva invece di restare a metà - vedi la voce os:d:push:revoche-in-sospeso nella Cookie Policy.

Se la tua quota associativa scade, continui a ricevere gli avvisi di servizio (l'ordine pronto, i promemoria di rinnovo, la chat dei canali di un evento) ma non più quelli riservati a chi è socio: attività assegnate, vita del direttivo, riconoscimenti. Chi ha una carica nel direttivo continua a ricevere gli avvisi del direttivo. Chi non è mai stato socio non è toccato da questa regola.

Se hai autorizzato le notifiche, l'app può programmare sul tuo telefono dei promemoria: la sera prima e un'ora prima di un servizio che ti è stato assegnato a un evento, e sette giorni prima della scadenza della tua tessera. Li calcola il telefono con i dati che l'app legge dal tuo account quando è aperta; restano sul telefono, non passano da Google e non vengono inviati a noi. Mostrano soltanto il nome dell'evento e il tuo ruolo, oppure la data di scadenza. Escono dal telefono quando esci dall'app. Non c'è nessun promemoria per gli eventi a cui ti sei solo iscritto.

Il token di sessione, custodito sul telefono

Sul sito, il token che ti tiene collegato sta in un cookie che JavaScript non può leggere. Nell'app, che non ha un browser con quel meccanismo, lo stesso tipo di token è conservato nel portachiavi cifrato del sistema operativo del telefono (Keychain su iPhone, una cifratura protetta dall'Android KeyStore su Android): non è leggibile dalle altre app installate sul telefono, e viene cancellato quando fai logout. Dettagli tecnici nella Cookie Policy.

Le tue sessioni, e chi le può vedere

Ogni volta che accedi, sul sito o nell'app, si apre una sessione. Di ciascuna teniamo il nome del dispositivo (ricavato dal programma che usi, per esempio «App OnStage su Android»), la data dell'ultimo accesso e, per la sicurezza dell'account, l'indirizzo IP e il programma usato al momento dell'accesso. Nella pagina «I miei dispositivi» del tuo profilo vedi solo il nome del dispositivo e l'ultimo accesso (mai l'indirizzo IP) e puoi chiudere una sessione alla volta. Gli amministratori del sito possono vedere lo stesso elenco, e chiudere una sessione, per aiutarti se perdi un telefono o per bloccare un accesso sospetto: ogni consultazione e ogni chiusura resta registrata con il nome di chi l'ha fatta.

Il blocco dell'app con impronta, volto o PIN

È facoltativo e parte spento: lo accendi tu, solo sul tuo telefono, dalla pagina «I miei dispositivi». Quando è acceso l'app chiede lo sblocco al telefono. OnStage non vede e non conserva la tua impronta né il tuo volto: li controlla il sistema del telefono e a noi arriva soltanto l'esito. Sul telefono resta scritto un solo dato, cioè se il blocco è acceso oppure no (vedi la voce os:d:app-lock:enabled nella Cookie Policy).

Gli ordini di cassa in attesa di rete

Se presti servizio alla cassa di un evento o al bar, l'app può accodare uno scontrino sul telefono quando la connessione manca o è instabile, per inviarlo appena la rete torna. Quella coda contiene i prodotti scelti, le quantità, il metodo di pagamento e - per gli scontrini del bar, quando un socio viene riconosciuto per il prezzo agevolato - l'identificativo di quel socio: non il suo nome né la sua email, ma un codice che vi ricondurrebbe se qualcuno lo leggesse dal dispositivo. Nell'app quella coda è scritta sul telefono in forma cifrata (AES-256), con una chiave custodita dal portachiavi cifrato del sistema operativo: un backup del telefono o una copia dei suoi file non contengono testo leggibile. Sul sito, dove quel portachiavi non esiste, resta scritta senza una cifratura propria, protetta solo dal fatto che le altre app e gli altri siti non possono leggere i dati del nostro: appena l'ordine parte con successo, in genere pochi secondi, viene cancellato in automatico; se il server lo rifiuta in modo definitivo resta visibile a chi è alla cassa finché non lo elimina dopo averlo verificato. Elenco completo dei campi nella Cookie Policy, voce os:d:outbox.

Per non perdere incassi già riscossi e per non lasciare i tuoi dati a chi userà il dispositivo dopo di te, l'app si rifiuta di farti uscire finché quelle operazioni non sono state inviate, e te lo spiega. Se proprio devi uscire puoi rinunciare alle operazioni non inviate, in due passaggi: vengono cancellate dal dispositivo e l'uscita viene registrata (solo quante erano, non cosa contenevano).

Le presenze all'ingresso e il promemoria

Se gestisci l'ingresso di un evento con l'app, la stessa coda custodisce anche le presenze registrate quando la connessione manca: il codice del QR scansionato e, per un nuovo accredito alla porta, i dati del modulo compilato (nome, cognome, email, data di nascita, consensi e, per un minore, i dati di chi ne ha la responsabilità). Restano scritti sul telefono in forma cifrata fino all'invio, cioè per pochi secondi oppure, se la rete manca, fino al suo ritorno: poi vengono cancellati dal telefono. Se al rientro un codice non risulta valido (tessera scaduta o revocata, codice sconosciuto) la presenza resta registrata, e sul telefono resta annotato soltanto a che ora la persona è entrata e di che problema si tratta, senza il suo nome, finché chi gestisce l'ingresso non l'ha letto. Se esci dall'app lasciando in coda scontrini o presenze, dopo circa quindici minuti il telefono può mostrare una notifica che dice soltanto quanti sono (per esempio «2 scontrini non ancora inviati»): mai importi, nomi o codici.

La fotocamera, solo per leggere i codici QR

L'app usa la fotocamera del telefono soltanto per leggere codici QR (per esempio la tessera di un socio o il biglietto di un evento, a seconda di chi la usa). L'immagine viene elaborata esclusivamente sul tuo dispositivo: non viene mai inviata a noi né salvata da nessuna parte, solo il testo codificato nel QR viene usato per completare l'operazione.

La tessera nel portafoglio del telefono

Se, dalla pagina «La tua tessera», premi «Aggiungi a Google Wallet», la tessera viene salvata nel portafoglio del tuo account Google. Nel pass finiscono il tuo nome e cognome, il numero di tessera, la categoria, il periodo di validità e il codice QR della tessera (lo stesso che vedi nella pagina). Lo facciamo solo su tua richiesta, per darti la tessera sempre a portata di mano sul telefono, anche senza aprire il sito o l'app (base giuridica: l'esecuzione del rapporto associativo e la tua scelta di usare la funzione).

Il pass viene creato e conservato da Google, che diventa a sua volta titolare del trattamento dei dati che salva nel tuo account secondo la propria informativa. Noi inviamo a Google i dati del pass e, quando la tessera cambia (scade, viene rinnovata, il QR viene revocato o sostituito, la domanda non viene accolta), mandiamo l'aggiornamento perché il pass sul telefono mostri lo stato vero. Non riceviamo da Google nessun dato su di te: non sappiamo né cosa altro hai nel portafoglio né se e quando apri il pass. Per Apple Wallet varrà lo stesso schema, con Apple al posto di Google, quando la funzione sarà attivata.

Come lo rimuovi: apri Google Wallet sul telefono, scegli il pass della tessera OnStage e usa «Rimuovi». Dopo la rimozione non mandiamo più aggiornamenti a quel pass. Se chiedi la cancellazione dell'account, il pass viene ritirato da noi (diventa «Tessera annullata», senza i tuoi dati) e puoi comunque toglierlo tu dal portafoglio. Se revochiamo il QR, il pass resta sul telefono ma segnato come non valido: il vecchio codice non funziona più.

11. Se non hai un account: i contatti esterni

Questa sezione riguarda chi non è iscritto al sito, non ha un account e non ha chiesto la newsletter, ma il cui indirizzo email si trova negli elenchi con cui l'associazione scrive per invitare a iniziative e a sondaggi. Non l'hai lasciato a noi su questo sito, quindi ti diciamo qui da dove lo abbiamo e per quanto lo teniamo (art. 14 GDPR).

Quali dati. L'indirizzo email e, se ce l'hai fornito, il tuo nome.

Da dove vengono. Li hai lasciati tu, in occasione di un evento o di un'attività dell'associazione, chiedendo di essere ricontattato/a; oppure sono contatti istituzionali di enti e partner con cui l'associazione è in rapporto, come l'indirizzo di un ufficio o di un referente.

Perché li usiamo. Per invitarti alle iniziative dell'associazione e ai suoi sondaggi.

Su che base. Se hai chiesto tu di essere ricontattato/a, sul consenso che hai dato con quella richiesta (art. 6 par. 1 lett. a GDPR). Per i contatti di enti e partner, sul legittimo interesse dell'associazione a comunicare con enti e partner nell'ambito delle attività previste dal suo statuto (art. 6 par. 1 lett. f GDPR).

Quanto restano.90 giorni dall'ultimo invio che ti riguarda: trascorsi quelli, l'indirizzo viene cancellato dall'elenco in automatico, senza che tu debba chiedere nulla. Se ci chiedi di non scriverti più, teniamo il solo indirizzo in un elenco di esclusione, proprio per non scriverti di nuovo.

Come dire basta. In fondo a ogni email c'è un collegamento per non ricevere più nulla da noi: basta aprirlo. Oppure scrivi a info@onstageaps.com.

I tuoi diritti. Valgono gli stessi elencati nella sezione 8, compreso il reclamo al Garante: per esercitarli scrivi agli stessi recapiti.

13. Modifiche alla presente Policy

Ci riserviamo il diritto di aggiornare questa Privacy Policy. Le modifiche sostanziali saranno comunicate tramite email agli utenti registrati.