Come si organizza un festival no-profit: la nostra esperienza

Organizzare un festival: più facile a dirsi che a farsi

OnStage nasce il 10 febbraio 2016 a Botrugno, da venti amici che volevano dare ai giovani del paese una piattaforma per realizzare gli eventi che amavano. Da allora l'associazione ha organizzato un soundclash reggae, il Salento Summerclash (dal 29 luglio 2016), le rassegne di cinema di Giovedì Ciak, il festival di street art RestArt (dal 5 maggio 2018) e, dal 2023, la gara di freestyle Salento Block Battle. In mezzo, la pandemia e un ricambio generazionale, dopo il quale la nuova crew è ripartita da eventi piccoli e a basso costo.

Cosa abbiamo imparato?

1. Il permesso è il vero festival

Burocrazia: questo è il primo ostacolo che molte associazioni non superano. Occupazione di suolo pubblico, autorizzazioni SIAE, notifiche alle forze dell'ordine, valutazione di impatto acustico... La lista è lunga.

Consiglio pratico: inizia le pratiche burocratiche sei mesi prima. Costruisci un rapporto diretto con l'ufficio cultura del Comune — non i moduli, le persone.

2. Budget: la regola del triplo

Qualunque cifra stimi, moltiplicala per tre. Gli imprevisti sono la norma, non l'eccezione.

Voci spesso dimenticate:
- Assicurazione evento
- Smaltimento rifiuti
- Compenso equo per i volontari (rimborso spese, pasti)
- Attrezzatura di backup (il PA si rompe sempre)

3. Comunicazione: inizia prima che tu sia pronto

Molte associazioni aspettano di avere tutto definito per comunicare. Errore. Costruisci anticipazione mesi prima: teaser, backstage, countdown. Il pubblico si fidelizza durante l'attesa, non durante l'evento.

4. Il giorno dopo

Un festival finisce la sera stessa: il giorno dopo inizia il prossimo. Raccogli subito feedback, ringrazia i partner, pubblica le foto. La memoria collettiva di un evento si costruisce nelle 48 ore successive.

Ripartire dal piccolo

Se il gruppo è nuovo, non cominciare da un festival. Quando, dopo la pandemia, buona parte dei soci storici è uscita dall'associazione, la nuova crew è ripartita nell'autunno 2021 con Urban Connection, serate di dj set ogni venerdì in collaborazione con locali del territorio: eventi piccoli e a basso costo, pensati per far crescere chi era appena entrato. Solo dopo sono tornati gli eventi impegnativi, come Restart nel 2022.